Unika utmaningar och skräddarsydda lösningar
Trophi Fastighets AB har valt Bravida som ansvarig för teknisk Facility Management för totalt 40 fastigheter i Stockholm och Mälardalen.
Implementationsdelen av projektet har varit ett spännande samarbete som gjort att Bravida kunnat utvecklas ytterligare vad gäller den egna verksamheten.
Avtalet med Trophi Fastighets AB innefattar teknisk drift och underhåll av fastigheterna, energioptimering, samt utemiljötjänster: markskötsel med underhåll och vinterskötsel. Fastigheterna det rör sig om i upphandlingen är kommersiella fastigheter som primärt hyrs ut till stora matvarukedjor.
– Vi är specifikt verksamma inom driftområde 1 och 2, enligt Trophis indelning, berättar Georgios Panagopoulos, Strategi och Affärsutvecklingschef i Division Growth Segments, Bravida. Driftområde 1 är runt Mälardalen och Närke, med 22 fastigheter. Driftområde 2 är Stockholm, med några fastigheter utanför Stockholms län, såsom Nyköping och Visby, med 18 fastigheter.
Unik utmaning
Projektet rullade i gång 1 april 2023 men inleddes redan 1 januari med en implementationsperiod, i något som Bravida internt kallar ”onboarding av kund”. Denna period har handlat om att förbereda organisationen i sin helhet med lämpliga resurser, tekniker, underleverantörer, systemrutiner och processer. Ett par skräddarsydda speciallösningar har också gjorts i enskilda fall. Allt detta har fortlöpt i tätt samarbete med kunden.
Inledningsvis stod Bravida inför en oväntad utmaning: att erbjuda kapacitet och beredskap för vinterunderhåll under april månad.
– Det är ytterst osannolikt inom utemiljöbranschen att upphandla vinterentreprenörer bara för en månad, förklarar Georgios. Trophis föregående kontrakt med utgående leverantör gick ut sista mars, och vinterperioden tar officiellt slut först den sista april. Så när vi klev in, hade vi en månad där vi ansvarade för vinterväghållningen vid behov. Det är sällsynt!
Här behövde Bravida säkerställa att de kunde leverera om den nyckfulla vädermånaden april bestämde sig för att bjuda på ett rejält snöfall.
– Det var en väldigt unik utmaning – som vi löste. Vi kunde upphandla och komma överens med flertalet nya underleverantörer på kort varsel. I slutändan behövdes ingen utryckning, som tur var. Men vi var beredda om det skulle ske. I och med den unika situationen kunde vi skapa nya relationer med nya underleverantörer som vi kan använda när vintersäsongen börjar igen.
Fastighetsdrift, underhåll och energioptimering
Merparten av ansvaret för drift och underhåll av fastigheterna faller på Trophi som ägare och hyresvärd, och därmed Bravida som anlitad leverantör. Detta innebär att Bravidas uppdrag är att bland annat se till att Trophis hyresgäster upplever minimalt med bekymmer och störningar så att de kan fokusera på att driva sina affärer. Samtidigt, genom långsiktig planering av underhåll och förbättringsåtgärder ska fastigheternas värde öka med tiden.
En annan viktig aspekt är energioptimering, som genomförs genom regelbunden datainsamling av energiförbrukning, observation av byggnadens användning, analys och till sist förslag på åtgärder som ska göra fastigheterna ”energisnåla” utan att äventyra trivsel och funktion.
Stora utemiljöer
Förutom fastighetsdriften innebär avtalet även en omfattande skötsel av utemiljön kring fastigheterna.
– Kontraktet är tyngre på utemiljösidan. Vi pratar om stora parkeringar, gräsklippning, regelbunden städning och så vidare. Det är unikt för oss. Det som vi har kommunicerat till kund, och det som vi försöker åstadkomma är fyra saker: trygghet, tillgänglighet, renlighet och estetik. Då har vi en välkomnande och attraktiv utemiljö för konsumenter, som också hjälper kunden att vara framgångsrik. Samarbetet har fungerat väldigt väl och Georgios är särskilt imponerad över kundens lyhördhet.
– Det var något vi tog upp under anbudstillfället när de frågade oss vad vi förväntade oss under implementationstiden, förklarar Georgios. Det vi önskade var närvaro, responsivitet och samarbete. Jag anser att de har levt upp till det till hundra procent.
FAKTA – skötsel och drift av Trophis fastigheter
Vad: Teknisk Facility Management och skötsel av utemiljö.
Var: Ett 40-tal fastigheter i Stockholm och Mälardalen.
Bravidas uppdrag: Ansvara för fastighetsdrift och energioptimering samt bistå med fastighetsjour dygnet runt. I projektet ingår flera olika discipliner som el, ventilation, kyla och energioptimering. Utöver fastighetsunderhåll och den tekniska driften ingår fastighetsjour dygnet runt, skötsel av utemiljön och vinterjour under säsong.
Uppdragsgivare: Trophi Fastighets AB.
Tidplan: Start 1 april 2023
Antal medarbetare: 6–7 dedikerade tekniker plus Bravidas starka lokala närvaro med arbetskraft i orterna där Bravida är verksam.